Wie geht es Ihrem elektronischen Archiv?

Ein elektronisches Archiv für die Buchhaltungsbelege ist schon lange in Betrieb, eMails werden täglich gesichert und für alle Projekte besteht eine einheitliche Aktenordnung. Jetzt sollen alle Dokumente in einem einheitlichen elektronischen Archiv auffindbar sein. 

Idee kommt von den Projektleitern
Die Idee für die Erweiterung des elektronischen Archivs kommt von den Projektleitern. Auf die Buchhaltungsbelege ihrer Projekte konnten sie schon lange zugreifen. Jetzt wollen sie auch alle Pläne, Verträge und eMails an einer zentralen Stelle finden. 

"Laufend haben wir Unterlagen in Dateiordnern und eMail-Verzeichnissen gesucht. Das hat viel Zeit gekostet!" (Projektleiterin)

Elektronische Projektakte
Die bewährte Aktenordnung für Projekte wird Grundlage für die Einrichtung der elektronischen Projektakte. Aus den Registern wurden Schlagworte. Weil die alte Organisation der Ablage beibehalten wurde, ist der Aufwand für die Schulung der Mitarbeiter gering. Und da nur wenige Schlagworte erforderlich sind, ist die Handhabung sehr einfach.

"Ich habe mich im elektronischen Projektordner sofort zurechtgefunden." (Arbeitsvorbereiter)

Jetzt wird fast alles gescannt 
Fast die gesamte Eingangspost wird gescannt. Nur überflüssige Werbung und private Post bleibt außen vor. Alle Papiere erhalten davor einen Barcodeaufkleber. Versehen mit einem Schlagwort, landen sie automatisch beim verantwortlichen Mitarbeiter oder zur weiteren Klärung in der Abteilung.

Sollen mehrere Personen dasselbe Dokument zur Kenntnis erhalten, erscheint bei jedem Leser ein Hinweis, der darauf verweist. Eine Bestellbestätigung des Lieferanten kann damit vom Projektleiter und dem Einkauf gleichzeitig geprüft werden.

"Klar ist mehr zu scannen, aber spätestens zum Mittag sind wir fertig." (Sekretärin)

eMails liegen im selben Archiv
Eine große Hilfe ist die Ablage der eMails in der Projektakte. Sie erhalten dieselben Schlagworte wie die gescannte Post. Der Projektleiter zieht die eMails aus seinem Posteingang mit der Maus in das zutreffende Projektregister, der Rest erfolgt automatisch. Das Nebeneinander von eMails, Dateien, Fotos und Plänen in der Ablage ist damit aufgehoben. Unter Bestellung Baustoffe werden alle Informationen wiedergefunden, ganz gleich wie sie entstanden sind.

"Wenn ich einen Kollegen vertrete, finde ich auch seine eMails zum Projekt." (Projektleiter)

Von überall auf Dokumente zugreifen
Gerade Einkauf und Projektleitung brauchen immer wieder gemeinsamen Zugriff auf technische Informationen. Das ist mit der elektronischen Projektakte jederzeit möglich. Die Projektleiterin sieht sich die Unterlagen vom Ort des Geschehens aus an, der Einkäufer schaut vom Büro aus darauf und beide können dazu telefonieren.

"Keine Aktenordner mehr mitschleppen, das ist toll." (Projektleiterin)

Sicherheit durch elektronisches Archiv
Mehr Sicherheit bei der Langzeitarchivierung von Daten und Dokumenten war gefordert. Mit dem elektronischen Archiv ist sichergestellt, dass auch nach einem Brand auf alle Dokumente zugegriffen werden kann. Die tägliche Datensicherung wird einfach in ein anderes Gebäude gespiegelt. Dass insgesamt weniger Platz gebraucht wird, ist ein angenehmer Nebeneffekt.

Personalakten folgen
Schon heute wird darüber nachgedacht, auch die Personalakten vollständig elektronisch zu führen. Hochsensibel sind die Anforderungen an den Datenschutz. Deshalb wird hierfür ein eigenständiges Archiv geplant, zwar mit der gleichen Logik und Technik, doch ohne Verbindung zu den restlichen Archivbeständen.

"Wir wollen das auch haben." (Personalleiter)