Ein Planungsbüro organisiert die IT-Unterstützung neu. Der Durchsatz der Projekte und die Organisation des Büros werden den neuen Projektanforderungen angepasst. Mit einem Blick stehen alle Informationen zur Auslastung der Mitarbeiter bereit.

Neue Projektanforderungen
In den letzten Jahren hat die Anzahl der Projekte deutlich zugenommen. Die Anzahl der gleichzeitig im Planungsbüro laufenden Projekte ist deutlich gestiegen. Immer kürzere Vor- und Anlaufzeiten stellen das Management vor neue Herausforderungen. Die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Projekte finden, effektiv arbeitende Teams zusammen bringen und eine betriebswirtschaftliche Steuerung des ganzen Büros sicher stellen.

Neue Prozesse identifizieren
Zusammen mit den Mitarbeitern im Planungsbüro werden die Stärken und Schwächen der heute gelebten Prozesse aufgenommen und diskutiert. Hieraus entstehen an vielen Stellen direkt neue Lösungsmöglichkeiten. Diese münden in einen klaren Anforderungskatalog, was die zukünftige IT-Unterstützung für die Mitarbeiter leisten soll.

Neues IT-Konzept
Aus den Anforderungen der Mitarbeiter aus dem Anforderungskatalog und den neu gestalteten Prozessen wird ein Lastenkatalog für die zukünftige IT-Landschaft erarbeitet. Dabei wird ganz bewusst auf eine pragmatische Lösung geschaut, die schnell umsetzbar ist und eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern findet. Die Ausschreibung erfolgt über ein speziell dafür ausgerichtetes Internetportal und bringt viele interessante Anbieter auf den Plan.

Auswahlverfahren
In einem 3-stufigen Auswahlverfahren werden der besondere Lastenkatalog des Planungsbüros an die Anbieter vermittelt und abgefragt. Ganz besonders die Lösungskompetenz und Umsetzung der Anforderungen durch die Mitarbeiter des Softwarehauses haben einen großen Einfluss auf die Entscheidung.

Umsetzung
In zwei Projektteilen wird die neue IT-Struktur umgesetzt.

• Neues Projektmanagement mit Plan- und Dokumentenverwaltung.
• Neues ERP und CRM-System.

Mit dem neuen, integrierten Planmanagement wird eine sehr schnelle Verbesserung der Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter und auch die Kunden erreicht. Das verbundene Projektmanagement mit der Steuerung der eigenen Ressourcen im Planungsbüro und der Steuerung von externen Ressourcen findet schnell Anklang und erhöht die Auslastung deutlich.

Die betriebswirtschaftliche Wirkung wird im neuen ERP-System und dem verbundenen CRM (Kundenbeziehungen) unterstützt.

Nach den beiden kompakten Projektphasen wird das gesamte System auch auf eine Niederlassung im Ausland übertragen.